Vi är på väg in i det nya normala. Vi återanpassar oss till kontorslivet för de som jobbar på kontor. För de som har arbeten som inte kan utföras hemifrån har läget varit det samma hela tiden, men väldigt många arbetsgivare står inför en helt ny situation som vi aldrig varit med om tidigare: “det nya normala”. Återigen ska hr vara med och besluta hur arbetet ska utföras, vilka regler som ska gälla och om måste tillbaka till kontoret. De tre största utmaningarna för hr handlar om att hantera det nya normala, det vill säga hybridmiljön. Vilka krav och regler sätts upp och hur påverkar det medarbetarna?

En annan utmaning är att attrahera och rekrytera kompetens. En tredje är digitalisering. Det finns en stor oro och frustration kring alla dessa områden. I stället för att agera strategiskt på dessa stora utmaningar arbetar många vidare med de frågor som ligger hr nära och som varit i fokus under pandemin: medarbetarnas hälsa, välmående och arbetsmiljö. 

I andra delar av världen pratar man om ”the great resignation”. En situation där medarbetarna har valt att lämna sin karriär eller helt byta bana för att man under pandemin fått känna av hur det är möjligt att leva på ett annat sätt. Man säger upp sig och det blir svårare att hitta personal. I Sverige ser det annorlunda ut. Inom vissa yrken har medarbetarna tagit pandemin som en chans att omskola sig till andra yrken, hitta en ny bransch och flytta ut från storstäderna. Många kommer eventuellt att säga upp sig om inte arbetsgivaren kan skapa en tillåtelse att fortsätta bo och leva som man valt. I en ny EY-rapport säger att 9 av 10 att de vill ha fortsatt flexibilitet i hur och när de utför sitt jobb, annars är de beredda att säga upp sig. 

Så visst har vi delvis samma utmaning att hitta kompetens men jag anser att termen ”the great resignation” inte är applicerbar här. Våra sociala stödsystem har givit en mjukare förflyttning av resurser och dessutom tillåter vi fortfarande flexibilitet i varifrån vi jobbar. Däremot står många arbetsgivare utan rätt kompetens och det problemet fanns redan innan pandemin. 

Under pandemin har hr fått en möjlighet att visa sin kompetens och vara med och påverka verksamheters riktning. Men trots denna plats och röst vid bordet har man inte fått tilldelning av samma mängd resurser som övrig verksamhet. Med resurser menar jag både medarbetare och pengar att investera i nödvändiga aktiviteter och verktyg. 

Inom andra delar av verksamheten är det en självklarhet att utveckla och jobba med strategi och innovation men när det gäller medarbetarna är det ingen självklarhet att använda moderna hjälpmedel och ha en strategisk plan. 

Trots att personalen utgör företaget finns är det fortfarande en attityd att saker relaterade till hr inte får kosta.  För att kunna jobba med analys behövs information – och för att få ihop data att måste processer, dialoger och arbetsuppgifter digitaliseras.

Jag anser att det värde vi sätter på våra medarbetare ska speglas i de verktyg och resurser som vi ger dem. 

Med bakgrund i de utmaningar som finns hos hr just nu kommer här nio olika spaningar på vad som händer på den digitala hr-marknaden:

1 – Hr har börjat fokusera på digitalisering

Hr-digitalisering handlar inte bara om att flytta över manuella arbetsuppgifter till system, utan är en mycket större verksamhetsutvecklingsfråga. Digitalisering handlar om att ompröva arbetssätt och metoder, om att reda ut sina syften, mål och mening med arbetsprocesser. Och att arbeta tillsammans med resten av verksamheten till exempel IT och ekonomiavdelning.

Min rekommendation för att våga ta steget:

• Utbilda dig, läs böcker, träffa intressanta människor och företag. 
• Skaffa dig en digital rådgivare/mentor som kan guida din väg framåt. 
• Rekrytera en hr-techstrateg eller ta in någon på deltid.
• När projekt ska startas, ta in någon som sköter dina vardagsuppgifter och ta själv ansvaret för projektet. Kombinera då dig själv med en digital coach som hjälper dig att styra rätt. 
• Våga utmana det traditionella, testa gränserna och var lite respektlös mot det nuvarande sättet att jobba. 
• Avsätt tid och resurser och stå för det behovet.

2 – Hr handlar och implementerar fler projekt  

Just nu pågår massor av projekt där konsulter som jag och mina branschkollegor är projektledare eller konsultar på andra sätt. Många projekt handlar om att de ta första stegen inom digitalisering och se till att man har en plattform som hanterar masterdata och stödjer de viktigaste processerna, alternativt byter ut eller slår ihop system som inte längre håller måttet. Det finns många olika plattformar för alla olika typer av organisationer. 

Många digitaliseringsprojekt inom hr når aldrig sina mål. Siffror från analytikern Jason Averbooks visar att 32 procent av alla projekt går över budget, 53 procent missar sin deadline och 42 procent inte anses vara framgångsrika. Och enbart 11 procent av alla hr-digitaliseringsprojekt är framgångsrika.

De projekt som lyckas är de som…

• Tänker efter före. 
• Planerar väl. 
• Vet hur de ska upphandla och implementera.

3 – Medarbetarupplevelsen i fokus

Fokus på medarbetarupplevelsen fortsätter hos leverantörerna av hr-system. De nya systemen erbjuder direkt access till hr-systemet från de plattformar medarbetarna använder i sitt dagliga arbete, till exempel Teams och Slack.  En annan funktion som också utvecklas är workflow-processtöd, det vill säga stöd för saker som datorbeställningar, arbetskläder eller passerkort vilket ligger hos andra avdelningar utanför HR men samtidigt relaterar till medarbetarens roll. Denna typ av stöd finns nu antingen som ett separat system eller direkt utvecklat i plattformen. 

Dessa möjligheter gör att du kan tänka på annorlunda sätt när du upphandlar. Allt kanske inte behöver finnas i samma plattform? Det viktigaste är att det blir rätt lösning för organisationen.

4 – Nya arbetssätt efter pandemin

Hur ska vi samarbeta digitalt när vissa jobbar hemifrån och andra på kontoret? Det är dags att se över sin digitala samarbets-arbetsmiljö, den nya arbetsplatsen och vilka regler som ska gälla, vilka verktyg som ska användas och för vad.

Alla lösningar finns – både de digitala verktygen och prylarna som kompletterar i mötesrummen. Det som behövs är en plan för hur organisationen lär sig och tar till sig verktygen, hur man kan samarbeta både asynkront och synkront, hur mötesrum används och hur hybridmöten skall genomföras så att alla blir delaktiga oavsett var de befinner sig.

Min rekommendation: Arbeta tillsammans inom hr, IT och kommunikation och skapa den nya arbetsplatsen. Besluta vilka verktyg som används för vilken typ av uppgifter. Avsätt tid och resurser för förändringsarbetet så att den nya arbetsmiljön blir riktigt bra.

5 – Kompetens, förmågor och erfarenheter – inte jobbroller

Leverantörerna av hr–system, lärplattformar och den nya kategorin talent marketplaces (som jag kallar karriärvägsprogramvaror) har nu fokus på kompetens i stället för på jobbroller. Systemen kan innehålla ett kompetensregister, med uppgifter om vilka kompetenser som bör finnas inom organisationen och vem som har vilken kompetens. 

Med AI:s hjälp kan man kartlägga kompetensen på nya sätt och dessutom kan man låta medarbetare själva uppdatera både vad de kan, vilken nivå de befinner sig på och aspirerar till. Man kan också använda sig av kompetensbeskrivningar i rekryteringar, vid utveckling och utbildning och i successionsplaneringen. 

Det är viktigt att medarbetarna uppmärksammas för det man kan och får möjlighet till utveckling utifrån kompetens och förmåga. Det är också lika viktigt att veta vad som saknas och som antingen behöver utvecklas/utbildas inom organisationen. 

Sättet vi tidigare tittade på talent development var mer drivet från toppen och ner, men med de nya intelligenta och digitala verktygen kan det göras på ett helt nytt sätt som passar ihop med dagens självdrivna utveckling.

6 – Coachning till alla

Högt på prioriteringen hos hr är hälsa och arbetsmiljö. Under pandemin har en av kategorierna vuxit otroligt mycket: coaching digitalt. 

I takt med vår vana att arbeta och mötas digitalt har vårt förtroende för att detta fungerar ökat. De digitala coachingbolag som finns har alla fått stora investeringar för att kunna växa snabbt. I Sverige ser jag tre olika aktiva leverantörer varav en svensk – Zebrain. 

Med de digitala lösningarna kan matcha vilken coach som passar vilken medarbetare, hur man kan mötas och priset kan bli lägre än vid fysiska sessioner. Vissa leverantörer

7 – Attrahera och rekrytera

Självklart måste attrahera och rekrytera finnas med på spaningslistan. När jag satte ihop min senaste spaning för ett drygt år sedan hade detta område fallit ur listan då det inte var i fokus på grund av pandemin. Men nu är situationen till och med värre än förut då vi inte bara har problem med attraktion och rekrytering i kompetensyrken som kräver digitalisering, utan även i många andra branscher. 

Attrahera och rekrytera-området har kommit längst inom innovativa lösningar. Här finns det möjlighet att verkligen anpassa det ni gör och använda digitala verktyg för att nå mycket längre inom alla delar, beroende på vilken kategori av medarbetare du söker.

8 – Virtual Reality

Det finns två anledningar till varför VR har hamnat på spaningslistan i år. Den ena är att pandemin tvingat visa branscher att hitta nya sätt att jobba med onboarding då man inte kunnat genomföra detta som tidigare. Att använda VR för detta har visat sig vara väldigt framgångsrikt.

Det andra är att VR-utrustningen blivit mycket billigare. Det gör att fler kan använda den och att fler bolag utvecklar applikationer för VR. Ett väldigt effektivt verktyg inom områden som onboarding, utbildning och terapi. Om du inte förstått hur VR fungerar och hur det kan påverka individen så rekommenderar jag verkligen att du testar.

9 – Nya lönesystem

Det sista området är en trend som kommer – men inte är riktigt här ännu. Nya lönelösningar är på väg! Många leverantörer av lönesystem har funnits väldigt länge och precis som för hr-systemen så borde det finnas möjligheter att tänka och bygga nytt på den nya teknik som finns. Och nu händer det!

Text: Anna Carlsson, grundare och vd för Hr-digitaliseringspodden