Det krävs en hel rad åtgärder för att välkomna och integrera nya medarbetare i teamet på ett bra sätt – från att kandidaten tackar ja till jobberbjudandet till dess att han eller hon satt sig in i rollen. Här är mina råd för att säkerställa en lyckad onboardingprocess.
- Gör det enklare att skriva under pappren
Att träffas ansikte mot ansikte för att underteckna anställningsavtalet är slöseri med tid för båda parter. Visa nyanställda att du respekterar deras tid genom att använda en digital lösning så de kan skriva på kontraktet hemifrån. Detta ger ett gott intryck och förmedlar också att företaget utvecklas i takt med samtiden.
- Säker insamling av kandidatens uppgifter
Under anställningsprocessen ska information om kandidaten samlas in, såsom personuppgifter och kontonummer. Men du bör även ställa frågor som visar att du bryr dig om personens välmående, till exempel om allergier eller särskilda önskemål om kontorsutrustning. En annan fråga är om kandidaten föredrar att arbeta hemifrån, på kontoret eller hybrid.
Att skicka personlig information via osäkra kanaler som e-post utsätter individens data och integritet för risker. Därför bör du alltid använda säkra lösningar som krypterar datan och förhindrar obehörig åtkomst. Kandidaten kommer att känna sig mer trygg av att veta att företaget värnar om och skyddar känsliga uppgifter.
- Informera teamet om nya medarbetare
Använd företagets kommunikationsplattformar för att informera medarbetarna om nya kollegor. Uppmuntra dem att skicka en LinkedIn-förfrågan för att ta kontakt och säga hej. Nyanställda som känner sig inkluderade redan innan de har börjat har lättare att komma in i arbetet.
- Ordna en välkomstfrukost eller lunch
Att ordna en frukost eller lunch med de närmsta kollegorna den första dagen hjälper den nyanställde att känna sig välkommen och direkt som en del av teamet. Det visar också att organisationen är beredd att göra det lilla extra för sina anställda.
- Förbered skrivbordet
Nyanställda kommer att känna sig mer uppskattade om all kontorsutrustning är på plats från dag ett, inklusive en introduktion och inloggningsuppgifter till alla nödvändiga system och verktyg. Dessutom kommer ett personligt välkomstkort på skrivbordet få den nyanställde att känna sig extra speciell, och det skadar inte heller med en t-shirt eller väska med företagets logga.
- Utse kontorsvänner
Att utse kontorsvänner till nya medarbetare underlättar introduktionen till det nya jobbet. Kontorsvänner ska alltid vara medarbetare som har arbetat länge på företaget och som är väl förtrogna med den nyanställdes arbetsuppgifter. Att ha någon som kan svara på frågor om arbetsuppgifter, processer och företagskultur gör att nyanställda snabbare känner sig bekväma i sin nya roll.
- Bjud in nya medarbetare till möten med avdelningschefer
Om verksamheten har flera avdelningar bör nya medarbetare bjudas in till korta introduktionsmöten med avdelningschefer. Cheferna bör förbereda en presentation om teamet, till exempel om vem som jobbar där och med vad, samt hur avdelningen kan stötta den nyanställde i rollen. Detta ger den nyanställde en bra översikt över företaget och hjälper den att förstå vem som ska kontaktas i olika situationer.
- Uppföljning och återkoppling
Fråga den nya medarbetaren regelbundet om hur den upplever introduktionsprocessen. Feedbacken kommer att identifiera både vad som fungerar bra och vad som kan göras bättre. Utöver att det leder till att den nyanställde känner sig sedd hjälper det er att förbättra er onboardingprocess – det är win-win.
En bra onboarding gör att den nyanställda får en starkare känsla för företaget och minskar risken att han eller hon slutar. Det finns idag många digitala verktyg som hjälper till att göra introduktionsprocessen mer modern. Helt enkelt kan det bli bättre, smidigare och mer effektivt för såväl verksamheten som nyanställda.
Sara Lindgaard, VP People & Culture, Penneo
