Viktiga lärdomar från tidigare krishantering
Arbetsmiljö 8 Mar 2022 kl: 16:00

Viktiga lärdomar från tidigare krishantering

I dessa oroliga tider är Lottie Knutsons erfarenheter från tsunamin, samlade i boken Nödrop, i högsta grad relevanta. Gör en checklista, lita inte på tekniken och öva er på olika nödsituationer, är några viktiga tips.  

Ramberättelsen i boken Nödrop handlar om tsunamin, som gjorde Lottie Knutson känd för en större allmänhet. Som informationsdirektör för det som 2004 hette Fritidsresor och nu kallas Tui, blev hon hjältinna, mycket på grund av att myndigheterna reagerade sent och inte särskilt transparent. Men kanske främst på grund av att Fritidsresor gjorde det mesta rätt, även om företaget efteråt hade en lista med 150 åtgärds- och förbättringspunkter.  

En kris går inte att förutse. Men det finns sätt att förbereda sig. I boken Nödrop (Bonniers) berättar dåvarande vd för Fritidsresor, Johan Lundgren, hur viktigt det är att omge sig med folk som har gott omdöme. Han tycker att omdöme är viktigare än formella meriter. 

– Det måste finnas respekt och tillit i företaget. I en kris måste du lita på att kollegan i ledningsgruppen gör sitt jobb. It-funktionen arbetade med att få utslagna system att fungera på plats i Thailand; hr entledigade och skickade hem alla reseledare. Det föll oss inte in att dubbelkolla något, säger Lottie Knutson. 

Till checklistans lov heter ett kapitel i boken. När telefonen ringer ihållande klockan 03.20 eller 04.55 går inte hjärnan på högvarv. Den går knappt alls, konstaterar Lottie Knutson. Medierna ringer dessutom ofta innan internlarmet har hunnit gå. Då kommer krischecklistan till sin rätt. Hon kallar den för den jourhavandes snuttefilt och ledstång. Den kan inte ersättas av en app eller ett usb-minne eftersom om det är något som krånglar vid kris så är det tekniken. 

Resebyrån hade ”en liten, ful och billigt utprintad” krischecklista på några A4. Den var lätt att alltid ha med sig och den är lätt att uppdatera. Listan uppdateras en gång i kvartalet. Den var även yrkesspecifik, vilket betyder att jourpersonal för it och press hade olika listor. 

Efter tsunamin erbjöds resebyråns medarbetare stödsamtal med psykolog och även de med vardagliga arbetsuppgifter erbjöds krisbearbetning. Det fanns sedan tidigare ett samarbete att utgå från, men det fungerade inte eftersom de psykologerna hade ett annat förhållningssätt än resebyrån. 

– Det är därför det är så viktigt att testa saker och göra övningar tillsammans. Nu fick beredskapsledaren bokstavligt gå ut och leta på gula sidorna, berättar Lottie Knutson.  

Från ett tidigare arbete hade Lottie Knutson också med sig idén om att ha ”en svart sida” på företagets hemsida. 

– Resebyråns sajt är glättig som vilken kommersiell sajt som helst. Det är erbjudanden, rea, parasoller och familjer som solar. Det kan självklart upplevas som stötande om du just har fått ett dödsbesked. Därför hade vi förberett för att kunna lägga en rullgardin ovanpå den vanliga sidan. Den var grå med svart text, där vi kort beklagade. Det fanns ett ställe att klicka på för den som ändå ville boka resa och det ville förvånansvärt många. Försäljningen låg på normala nivåer. 

Hr var den avdelning som tillsammans med informationsavdelningen var tyngst belastad över tid. Deras merarbete tog inte slut efter det akuta krisläget. 

– Dels handlade det om rena hjälpinsatser. Vi förlorade sex anställda i tsunamin. Vi hade 30–40 anställda i Thailand som behövde hjälp med praktikaliteter, från högt till lågt. Men det var också flera av våra 1 500 medarbetare i andra länder som fullständigt brakade ihop som en direkt följd av tsunamin, mycket beroende på vad de hade med sig i bagaget. Sådant kan man inte förutse. 

Men det var vd som insisterade på att alla medarbetare skulle få mat och sömn. 

– Hans team klarade inte det själva. Inte ens på den nivån förstår man att det inte är så smart att inte sova på 24 timmar och väldigt få kriser är över på 24 timmar. Vår vd såg vilka dåliga beslut som fattades och införde treskift för sina närmaste och sedan spred det sig i hela företaget. Själv tog jag alltid en promenad runt kvarteret när jag kom hem, om så klockan var ett på natten. Jag behövde det avbrottet. 

Boken handlar inte bara om tsunamin utan även om andra exempel på krishantering, allt från svåra uppsägningar till hotellbranden i Mexiko. Och om Röda Korset, som precis hade fått en ny hr-chef när organisationen insåg att kommunikationschefen var en brottsling.  

Fem viktiga lärdomar från boken Nödrop: 
• Respekt och tillit till varandra måste byggas före krisen. 
• Uppdaterad krischecklista ska finnas med överallt, alltid. 
• Träna och öva på olika scenarier. 
• Glöm inte att sova och äta. En kris kan pågå länge. 
• Reflektera och dra lärdomar efteråt. 

Text: Ninni Dickson 
Foto: Theresia Jatta Köhlin 

Detta är en återpublicering av en text som tidigare publicerats i Personal & Ledarskaps tryckta utgåva.