På Pleos kontor i centrala Stockholm är det stort, öppet och ljust. Bolaget är danskt från början och det kan man nästan ana i inredningen. Färgerna är av sober palett och inredningen känns lyxigt trendig. Vi börjar samtalet med Mika i ett mysigt mötesrum nära de stora öppna kökslandskapet och hon berättar om den nyligen utgivna rapporten State of Spending 2023. Rapporten djupdyker i europeiska företags upplevelse av nuvarande läge och hur de planerar att hantera sitt finansiella år 2023. Som grund till rapporten ligger en undersökning, som inkluderar svar från 503 Sverigebaserade seniora beslutsfattare hos företag med 50–500 anställda.

Företagskultur är något som inte alltför sällan blir lidande när omvärlden blir osäker. Hela 96 procent av svenska företag som Pleo pratat med säger att det pressade ekonomiska läget har påverkat arbetskulturen. En följd för många svenska företag blir nedskärningar, varsel och uppsägningar, samt att mindre resurser läggs på sociala aktiviteter och förmåner.

Ser era talanger möjlighet att växa?

En av de viktigaste insikterna i rapporten State of Spending 2023 är att 96 procent av de tillfrågade känner att företagskulturen påverkas av åtstramning. Många drar ner på personal och resurser. Aktiviteter tillsammans prioriteras ofta också bort, vilket är mindre bra, då det är något som är viktigt för att bygga ett bra team och öka sammanhållningen. Mika berättar att det är här här dilemmat ligger. Istället för att fokusera på att fylla kylen till en AW så är det bättre att rikta fokuset på att hålla kvar och utveckla sin talang. Det osäkra ekonomiska läget kan få de anställda att se över sin karriär och det är därför viktigt att de känner sig uppskattade och ser möjligheter att växa i sin nuvarande roll.

Viktigt med en tydlig översikt i arbetet med ekonomin

En annan siffra som är framträdande i rapporten är att inte fler än 47 procent känner sig redo att gå in i en lågkonjunktur med bland annat höga räntor. Hur kan man gå tillväga för att bli mer förberedd och lugn i ett pressat ekonomiskt läge? Ett sätt är att skapa sig en översikt över och ta kontroll över sina utgifter. Något som kan kännas självklart men likväl kan vara en utmaning. Ett tips som Mika vill ge är att ta hjälp av ekonomichefen:

–Ekonomichefen har oftast en komplett översikt. Så ett bra tips är att som HR jobba mycket med ekonomichefen, de ser allt i realtid. Ekonomichefens roll har förändrats men den är fortfarande inte alltid inkluderad i den strategiska delen, och det skulle man kunna förändra, säger Mika.

För att få en överblick och kunna automatisera vissa processer är det smidigt att använda sig av teknik, exempelvis Pleos tjänster. Det blir lättare att följa upp och analysera med den statistik man får fram och på så vis kan insikter ges i vad man spenderar och hur man kan skifta prioritet där det behövs.

Mika får frågan om hon hade något exempel på en kund de haft som de verkligen sett en skillnad i före och efter Pleo. Hon berättar att en av deras kunder tidigare brukade använda en kassa för sina inköp och mycket tid gick åt till kvittohantering och att administrera köp. Med Pleo använder de i stället ett företagskort, med påföljd att den manuella hanteringen och administrationen har minskat. De har nu fått en enkel, praktisk översikt över utgifter och inköp.

Förmedla företagets vision och led med exempel

Gällande kommande trender och tendenser inom People Management och HR så menar Mika att det mycket kommer att handla om att ta tempen på de anställda och få insikt hur de tänker och tycker:

–Fokusera på talangen som finns i huset och se till att utveckla era medarbetare. Det krävs en del jobb i hur man kan underlätta och möjliggöra ett bra teamwork, även för de som inte sitter på kontoret. Att ställa sig frågan ”hur kan vi jobba effektivt som team, med en hybrid lösning”? Det finns flera verktyg att prova, exempelvis ”Miro” där alla deltagare kan uppdatera en digital whiteboard. Inkludering är viktigt och lyhörda ledare som möjliggör detta.

Vidare är det väsentligt, när man kommer in i oroliga tider, att se till att talangerna är drivna och motiverade. Var noga med att kommunicera företagets vision och se till att alla är med på tåget. Hur kan ni se till att de anställda får en personlig koppling till visionen? Ett konkret tips för det är ”All hands on deck” det vill säga stora möten där man länkar tillbaka till målen, lyfter fram solskenshistorier men också konstruktivt fokuserar på vad man förbättra. 

–En bra idé för en chef eller ledare är att spela in videos, exempelvis på Slack, med en liten uppdatering om resultat och hur veckan varit. Det är så viktigt att skapa en miljö där de är ok att göra misstag och att man har psykologisk trygghet, en kultur av tillit och tillhörighet. Detta ligger på ledarna, att de vågar dela med sig, säger Mika.

Text: Lisette Ferreira Pinho