Upplands-Bro kommun sparar miljoner på egen rekrytering


2020-05-06 - REKRYTERING. Snabbare processer, bättre relationer med facken och inte minst ? en miljonbesparing. Det är fördelarna som Havva Ilhan, biträdande personalchef i Upplands-Bro kommun, lyfter fram om den interna rekryteringsfunktionen för chefs- och specialisttjänster.

Upplands-Bro kommun började ta hem chefs- och specialistrekryteringen för två år sedan. Möjligheten att spara kostnader och kvalitetssäkra rekryteringar gjorde att personalavdelningen började titta på andra alternativ. En enkel kalkyl visade att kommunen skulle spara 3 miljoner kronor årligen om de anställde en rekryterare i stället för att anlita externt. Förvaltningen genomför cirka 30 rekryteringar per år.

– Kalkylen bygger på att varje rekrytering hade kostat 125 000 kronor hos en extern leverantör, säger Havva Ilhan, biträdande personalchef i Upplands-Bro kommun.


Havva Ilhan, Upplands-Bro kommun.

Kommunen tog beslut om att bygga en kompetensenhet med rekrytering och vikariefunktion där Havva Ilhan nu arbetar tillsammans med en annan erfaren rekryterare. Enheten tar nu hand om rekrytering till specialist- och chefstjänster, som tidigare sköttes av upphandlade leverantörer. Enheten jobbar också med kvalitetshöjning av rekryteringar som sköts av övrig verksamhet.

– Vi har fått en helt annan snabbhet i våra processer. En del chefsrekrytering kräver mycket dialog med fack­förbund och den delen har blivit snabbare, och relationen med facken bättre än när leverantörer skötte rekryteringen, säger Havva Ilhan.

Förändringen innebär att kompetensenheten kan jobba mer med utbildningar för rekryterande chefer och att se till att annonser håller god kvalitet. Kandidatupplevelsen började mätas på ett nytt sätt i samband med att enheten kom på plats. Det är därför svårt att säga exakt hur den har förbättrats, men Havva Ilhans bestämda uppfattning är att den har blivit bättre. Bättre har det också blivit för cheferna och det finns det bevis för.

– Vi har mätt vad cheferna tycker och hur de upplever att vi levererar. Cheferna i verksamheten tycker att det är smidigt och går snabbt i uppstart. Många behövde tidigare ha möten inne i Stockholms city med rekryteringsföretagen, nu behöver de inte åka in till stan.

Lokaler är annars en fråga som skapat fler utmaningar med rekryteringen ”i huset”. En del uppdrag kommunen rekryterar till kräver diskretion, inte minst till högre chefstjänster.

– Vi har nu ett intervjurum för att säkerställa likvärdighet och säkerställa miljön i våra intervjuer, säger Havva Ilhan.

För Havva Ilhan är det självklart att om man ska ha en intern rekryteringsfunktion, så måste den vara minst lika professionell som en bra extern byrå. På köpet får man ett starkare arbetsgivarvarumärke såvida processen sköts bra. För headhunting kan dock en intern funktion vara begränsande, menar Havva Ilhan.

– Den headhunting vi kan göra är search och tips men inte kartlägga, ringa och upprätthålla kontakter av samma profiler för kommande uppdrag. Vi har hittat alternativa lösningar till headhunting, till exempel att vi ­söker på Linkedin och tipsar intressanta kandidater om att söka snarare än att vi ringer och ­säger att vi gärna vill att du söker.

När kompetensenheten skulle byggas benchmarkade Havva Ilhan och hennes kolleger rekryteringsprocesser mot andra organisationer och mejslade fram en process som de kände sig nöjda med. Bland annat tog de fram nyckeltal för hur lång tid olika steg i rekryteringsprocessen ska ta.

– När vi jobbar med chefer måste vi kunna visa att vi är en servicefunktion. Vi är tydliga med hur lång tid olika saker ska ta och vad vi ska göra. Till exempel ska vi svara inom ett dygn om en rekryterande chef skickar in en fråga till oss. Våra annonser ska vara ute tre veckor och rekryteringen ska pågå högst i en och en halv månad. Vi lovar och garanterar att vi ger service i tid, det är organisationen tacksam för. Vi skapar ett erbjudande som organisationen ser ett mervärde i.

För Havva Ilhan med kolleger har rekryteringsjobbet ­blivit annorlunda.

– Vi är en leveransorganisation, så vår arbetsmiljö har blivit annorlunda. Vi har deadlines på ett annat sätt.

Hon tycker att det finns en klar fördel i att kunna vara rak med rekryterande chef när det är en egen kollega och inte en extern kund.

– Om det är en chef som inte grundar sitt urval på kompetens så kan vi vara hårdare. Vi kan säga att nu ”Kalle” tänker du så här för att du har en fördom. Vi lär känna våra chefer och vet ifall det är någon som riskerar att falla i en fälla. Då kan jag vara öppen och säga: Jag vet att du värderar x, men du måste också tänka på y.

JENNIE JENSEN


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN