Linköping gör jobbet själva - sparar 1,5 miljoner per år


2020-05-06 - REKRYTERING. Kraftigt sänkta rekryteringskostnader, tydligare rekryteringsprocesser och mer avlastade chefer. Det är några av effekterna av att Linköpings kommun har likriktat sin rekrytering och tagit hem merparten av den.


Spretiga och olika rekryteringsprocesser som kunde ske både internt och externt och med en flora av rekryteringstester. Så såg det ut tidigare i Linköpings kommun. Med ett centralt rekryteringsteam på plats har processerna stramats upp och blivit bättre. Det menar Patrik Reman som är hr-strateg för rekryteringen inom kommunen. Foto: Privat.

När hr-strategen Patrik Reman kom till Lin­köpings kommun 2016 såg rekryteringen ut lite som en djungel: rekryteringsprocesserna på förvaltningarna kunde se mycket olika ut trots att det i grunden fanns en gemensam process, det fanns flera externa rekryterings­firmor, en flora av tester och kandidaterna upplevde rekryteringen som rörig. Ute i verksamheterna fanns det ett tydligt behov av hjälp.

– Förr kunde man inte veta vad man skulle få, beroende på vem som höll i rekryteringsprocessen, vilket inte var bra, säger Patrik Reman.

För att hitta en väg ur djungeln skapades en rekryteringsgrupp med några personer från kommunens centrala hr-funktion med särskilt intresse för rekrytering. De satte upp ett mål om att arbeta mer likriktat i alla sju förvaltningar och de som ingick i gruppen fick utbildning i rekrytering.

Kostnaderna för den externa rekryteringen sågs över. 2017 landade de på 3,5 miljoner kronor. Patrik Reman och teamet konstaterade att om den externa rekryteringen togs hem skulle kommunen kunna anställa två rekryterare till den centrala rekryteringsfunktionen.

I samma veva funderade gruppen på rekryteringstester. Tanken var att använda samma tester genomgående i kommunen. Valet föll på en namnkunnig testleverantör och beskedet den fick var att från och med nu skulle testerna ske hos kommunen och inte som tidigare, hos test­leverantören.

I dag använder Linköpings kommun externa rekryterare i mycket lägre grad än tidigare. Den årliga kostnaden för extern rekrytering ligger runt 120 000 kronor jämfört med tidigare 3,5 miljoner kronor. I stället sköts mer av rekry­teringen internt och rekryteringsteamet har kunnat växa med två tjänster. Totalt sparar kommunen 1,5 miljoner kronor om året på att göra de flesta rekryteringarna själva.

I de fall som externa aktörer anlitas, ombes de presentera sig med att de ringer från kommunen. Allt för att rekryteringsprocessen ska uppfattas som att den ägs av kommunen.

– Ju mer lika vi gör, desto bättre blir kandidatupplevelsen, säger Patrik Reman.

Och bättre har det också blivit. Både kandidatupplevelsen och de rekryterande chefernas utsagor är mer positiva än tidigare, enligt Patrik Reman.

– Kandidaterna kunde tidigare bli väldigt förvirrade. Vi har vunnit väldigt mycket kvalitet och kunnat spara mycket pengar på det här sättet.

I dag består det centrala rekryteringsteamet i Lin­köpings kommun av fem heltidsarbetande rekryterare. Trots att personalkostnaden har ökat så har rekryteringskostnaden halverats och kvaliteten på rekryteringen ökat.

I dag upplever fler kandidater i Linköpings kommun ­rekryteringsprocessen positivt. Färre av de jobbsökande upplever att de saknar information i kommunens jobbannonser. Linköpings kommuns kandidater är också betydligt mer nöjda än den generella kandidaten inom den offent­liga sektorn. Det visar kommunens undersökning via Trustcruit.

– Kunskapen om verksamheten och rekryteringen finns nu i kommunen. Nu kan vi jobba mer med helheten själva utefter våra behov, förr var det konsulterna som visste mest. Man kan tro att det är billigare att lägga ut rekryteringar och ett tag var det poppis att outsourca, men vi insåg snart att man tappade mycket kunskap på det, säger Patrik Reman.

Förr bar cheferna ett större ansvar för rekryteringen, i dag är de fortfarande involverade men bara i de delar där det är viktigast att de är med. I dag är rekryterande chefer med och gör kravprofil, deltar under andra intervjun och är med på sista intervjun med slutkandidaterna. De är också ­ansvariga på papperet om att kandidaterna ska ha arbetstillstånd, legitimation och registerutdrag.

– Man gör olika i olika kommuner och försöker under­lätta för cheferna, men många chefer gör rekryteringen själva. I Solna, till exempel, vet jag att cheferna gör mycket själva. Vi tycker att vi ska kunna hjälpa cheferna att göra urvalet.

Hur man väljer att organisera sin rekrytering beror bland annat på hur stor hr-organisationen i kommunen är, tror Patrik Reman.

– Vi har väldigt många på hr jämfört med till exempel vår grannkommun Norrköping och vi ser att det är en stor fördel att ha starkt hr-stöd för cheferna. Vi tycker att det är viktigt att ha en tydlig rekryteringsprocess och utbildad rekry­terande personal.

Att bara ta hem rekryteringen och hoppas att det ska leda till högre kvalitet och minskade kostnader, är inte lösningen, tror Patrik Reman. En hållbar inhousefunktion kräver ett team på minst tre personer som arbetar minst halvtid med rekrytering, tror Patrik Reman.

– Ett internt rekryteringsteam blir sårbart om någon skulle bli sjuk. Man behöver komma upp lite i storlek, ­annars är det nog bättre att ta in hjälp. En chefsrekrytering tar lång tid, en vikarie tar kortare tid. Man får titta på hur många man kan sysselsätta på i alla fall halvtid.

Att helt släppa de externa rekryteringsföretagen vore oklokt. Det är bra att ha en leverantör som backup, menar Patrik Reman.

– Om influensan går är det alltid bra att ha en backup. Även för headhunting, där kan man också behöva någon som har spetskompetens.

JENNIE JENSEN


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN