Ica halverade kostnaderna med egen rekrytering


2020-05-06 - REKRYTERING. Lika bra eller bättre än om rekryteringen sker av en extern part. Det löftet ska Ica-gruppens specialteam inom rekrytering leva upp till. Hittills har det lönat sig ordentligt i rekryteringen av svårfångade talanger.


"För oss har det ­varit en riktig succé att anställa resultat­inriktade proffs­rekryterare." Det säger Åsa ­Daxberg, Head of Talent Attraction and Recruitment på Ica. Här med Josefin Nilsson, rekryterare på Ica-gruppen, till vänster. Foto: Jennie Jensen.

– Kandidaterna vill prata direkt med arbetsgivaren, säger Åsa Daxberg som är chef över Icas kompetensförsörjning.

Ica-gruppen har sedan hösten 2019 ett eget rekryteringsteam på sex personer. Målet med att in­rätta ett inhouseteam var att ta hem hälften av företagets rekryteringar under det första året. Utgångspunkten var att erbjuda lika bra eller bättre rekrytering än man hade kunnat få ­externt. Åsa Daxberg, Head of Talent Attraction and Recruit­ment på Ica, ligger bakom hemtagningen av rekryteringen.

– Vi har tagit in superduktiga rekryterare och headhunters som tidigare har jobbat som konsulter. Hade vi tagit personer från större organisationer så hade det tagit längre tid. Nu blev det en väldigt kort startsträcka.

Josefin Nilsson är en av rekryterarna i inhouseteamet på Ica.

– Vi ska jobba som rekryteringskonsulter här. Jag har samma arbetsmetod som när jag var konsult och behandlar cheferna här som kunder, säger Josefin Nilsson.

Åsa Daxberg som har en lång karriär inom rekrytering, både som konsult och inhouse, är helt övertygad om värdet av att ta hem rekrytering.

– Det är min absoluta uppfattning att egentligen spelar det ingen roll om du har många ansökningar eller om du behöver jobba med search. Det kommer vara mer kostnadseffektivt att göra det själv. Det handlar om en besparing på ungefär hälften.

För att räkna på om det skulle löna sig att ta hem rekryteringen i helhet eller delar behövs en kartläggning över hur många rekryteringar som görs årligen och hur svårrekryterade dessa tjänster är. Görs cirka 100 externa rekryteringar om året så lönar det sig att ha ett par egna rekryterare, resonerar Åsa Daxberg.

– Fast det handlar också om vilka roller som det ska ­rekryteras till och inte nödvändigtvis bara om hur många rekry­teringar man gör.

Ica-gruppen med 23 000 anställda, varav 10 000 i Sve­rige, gör ungefär 700 externa rekryteringar per år i Sverige. I den siffran ingår inte Apotek Hjärtas rekryteringar. De söker farmaceuter, en yrkesgrupp där det råder stor brist, och har därför ett eget rekryteringsteam.

Icas rekryteringsteam sköter kritiska rekryteringar i svårfångade talangsegment: utvecklare, programmerare och dataanalytiker, bland andra.

– Hela idén med rekryteringsteamet är att fokusera på kritiska kompetenser för att bygga egna relationer till marknaden. Annars blir det rekryteringsbolaget som bygger de relationerna. Under en rekryteringsprocess lär vi känna en massa bra kandidater som vi inte lärde känna förut, säger Åsa Daxberg.

Det gör stor skillnad om kandidaten blir uppringd av arbetsgivaren själv i stället för av ett rekryteringsföretag.

– Kandidaterna vill prata direkt med arbetsgivaren, säger Åsa Daxberg.

Egen rekrytering skapar även synergieffekter som är svårare att få till externt.

– En kandidat som är som klippt och skuren för företaget men inte för den aktuella rollen kan mappas in för en annan tjänst i stället. Hade vi gått externt hade de kanske tagit kandidaten vidare till ett annat jobb, säger Josefin Nilsson.

Att ta hem all rekrytering tror de däremot inte på.

– Försök inte göra allt själva. Det finns alltid säsongssvängningar, säger Åsa Daxberg som varnar för att ett tillfälligt anställningsstopp riskerar att lämna rekryterarna sysslolösa.

– Man måste titta på typen av rekryteringar man gör. Hur mycket brukar vi rekrytera? Till vilka tjänster? Och hur ser det ut över tid?

I ett tidigare uppdrag hos en annan arbetsgivare var Åsa Daxberg med om att lägga ner ett inhouseteam. Där tyckte man att hr business partners som kände cheferna skulle rekrytera.

– Där sa man att rekryterarna satt för långt ifrån verksamheten. Men det var dömt att misslyckas, för hr business partners har aldrig tid att rekrytera. De är alltid över­lastade. Konsekvensen blev att rekryteringskostnaderna skenade när det i stället blev externa rekryteringsföretag som fick uppdragen, säger Åsa Daxberg.

Få rekryteringsföretag skulle svara nej på frågan om de arbetar kompetensbaserat. Men vad betyder det egent­ligen? Det frågar sig Åsa Daxberg och anser att alla kunder måste undersöka det noggrant.

– Du måste vara insatt själv för att veta vilka frågor som ska ställas för att veta vad som köps. Du låter inte en person som inte känner till tekniken köpa in en teknisk lösning. Detsamma borde gälla för rekrytering.

Sin viktigaste lärdom fick Åsa Daxberg när hon själv skulle rekrytera rekryterare.

– Då sökte många från våra leverantörer och jag kände ju till deras processer. Men när jag frågade dem ingående om processerna så fick jag se hur det verkligen gick till. Det var väldigt olika och i en del fall kände jag: Är detta vad vi betalar för?

För Åsa Daxberg och hennes team känns det tryggt att veta att de själva har kontroll över sitt varumärke.

– Vi äger hur vi bemöter dem som inte får jobbet. Det är jätteviktigt. Jag tror tyvärr att många leverantörer tummar på det på grund av tidsbrist. Alla som köper en rekryteringstjänst borde ställa krav på att leverantörerna hanterar dem som inte får jobbet väl och att vi får se hur de har mätt kandidatupplevelsen.

Framöver tror Åsa Daxberg på fler digitala lösningar inom rekrytering. Referenstagning och annonsförfattande är ­sådana arbetsmoment som det redan i dag finns digitala verktyg för. Tester och screening spar också tid och ökar träffsäkerheten så länge de har kvalitet.

– Professionella rekryterare får skapa det värdet som digitali­sering och robotar inte kan göra. Att träffa och lyssna på chefer, ha mänskliga möten, hålla örat mot marknaden, bygga relationer. Det blir ett roligare jobb att vara rekry­terare.

Nästa steg för Ica blir att noga välja ut vilket eller vilka rekryteringsföretag de ska anlita som backup. Åsa Daxberg och hennes team kommer syna deras processer noga i sömmarna.

– Det sista vi vill är att cheferna köper vilken rekryteringstjänst som helst. Vi vill hitta en partner som blir vårt gummiband när våra behov ökar.

JENNIE JENSEN

Fyra råd till dig som ska bygga ett internt rekryteringsteam

1. Identifiera vilka som är era kritiska målgrupper. De rekryteringar som är kritiska för verksamheten ska ni göra själva.

2. Akta er för att bygga ett för stort team och att gå för fort fram med att ta hem rekryteringen. En mardröm för en rekryterare är att det inte finns tillräckligt att göra.

3. Bygg ditt inhouseteam av erfarna rekryterare. Gärna från rekryteringsföretag, eftersom konsulterna där har arbetat heltid med bara rekrytering. De har oftast en annan sak gemensamt: de är väldigt resultat­drivna.

4. Välj rekryterare som kompletterar varandra och som verkligen älskar rekrytering.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN