Hitta rätt chef i rätt tid – på rätt sätt
Rekrytering 28 Feb 2022 kl: 09:00

Hitta rätt chef i rätt tid – på rätt sätt

En viktig chefsposition ska tillsättas och tiden är knapp. Hur ser ni till att komma i mål med uppdraget utan att runda viktiga kontrollpunkter? Här är checklistor med råd och tips från fem vassa rekryteringsexperter. 

Klicka på rubrikerna för att komma till önskad del.

1. SKAFFA ÖVERBLICK ÖVER PROCESSEN 
2. FÖRDELA ANSVAR OCH SAMVERKA 
3. SÄTT EN TIDPLAN OCH HÅLL DEN 
4. GÖR EN BEHOVSANALYS 
5. TA FRAM EN KRAVPROFIL  
6. SÖK BRETT GENOM ANNONSERING OCH SEARCH 
7. GÖR ETT KOMPETENSBASERAT URVAL 
8. KOLLA UPP KANDIDATERNA 
9. VÄRNA KANDIDATUPPLEVELSEN 
10. OM NI GÅR BET I ATT HITTA RÄTT KANDIDATER 
11. ANVÄND VERKTYG SOM OPTIMERAR BESLUTSUNDERLAGET


1. SKAFFA ÖVERBLICK ÖVER PROCESSEN 

  • Tänk noga igenom vilka steg ni behöver ta samt vilka som ska involveras.  
     
  • En grundlig behovsanalys och en tydlig kravprofil underlättar hela rekryteringsprocessen. Alla steg i processen ska syfta till att undersöka det som ni har med i er kravspecifikation.  
  • Ett bra förarbete minskar risken för felrekrytering och ökar chansen till en effektiv tidplan. 
     
  • Ifrågasätt utformningen av tidigare rekryteringsprocesser ni använt. Finns där något inslag som inte är relevant, utan som är med i processen på grund av slentrian eller ”gammal hävd”? Ta bort det! 
     
  • Ett gott resultat i rekryteringssammanhang är alltid att ha anställt den lämpligaste personen till just det här jobbet, inte att ha följt processtegen till punkt och pricka. En rekryteringsprocess ska vara vägledande, inte ristad i sten! 
     
  • Kan ni hitta en temporär chefslösning under tiden rekryteringen pågår för att inte forcera processen? 

2. FÖRDELA ANSVAR OCH SAMVERKA 

  • Se till att fördela roller och ansvar under processen, till exempel vem som ansvarar för referenstagning och bakgrundskontroller.  
     
  • Fundera över på vilket sätt fackliga representanten kan involveras i processen. Kan de vara med i framtagande av kravprofil och annons? Håll en löpande dialog och erbjud eventuellt de fackliga representanterna att träffa slutkandidaterna för att få in deras perspektiv i den slutgiltiga bedömningen.  

3. SÄTT EN TIDPLAN OCH HÅLL DEN 

  • Säkerställ att ni har en realistisk tidsplan innan ni sätter i gång. Alla som på något vis är involverade i rekryteringsarbetet och -beslutet behöver veta när de ska vara tillgängliga, och även ha dessa tider blockade i kalendern. På så vis kan ni också tidigt kommunicera vilka tider som gäller för olika steg till era kandidater, så att även de kan planera sina kalendrar. På så vis tappar ni inte fart längs vägen.  
     
  • Räkna med att rekryteringsprocessen kan ta mellan 50 till 100 timmar och minst sex veckor. Med tre veckors ansökningstid tar den genomsnittliga rekryteringsprocessen cirka sex veckor, men hur många timmars arbete ni lägger under de sex veckorna beror på vilka moment ni lagt in i er process, hur vana ni är att utföra dem och naturligtvis hur många sökande ni har att processa. Är ni ovana att rekrytera och tror att det ska ta x antal timmar så bör ni avsätta dubbelt så mycket tid.  
     
  • Det behövs administrativ tid för att göra kravanalys och kravprofil, ta fram annonskorrektur, hitta rätt annonskanaler och få annonsen publicerad, publicera inlägg i sociala medier och dylikt. Det behövs också tid för att läsa och gradera inkomna ansökningar, diskutera vilka som ska kallas till intervju och boka in intervjuerna.  
     
  • En intervju tar en till två timmar. Ni behöver sedan avsätta tid för att bjuda in till intervjuerna, skicka ut tester och genomföra bakgrundskontroller. Dessutom behöver ni eventuellt bjuda in slutkandidater till en andra intervju och avsätta en timme för vardera sådan intervju. Återkoppling till de som inte fick jobbet tar också tid oavsett om det sker genom e-post eller via telefon. 
     
  • Behöver ni göra bakgrundkontroller som tar lång tid? Starta dem så tidigt som möjligt i processen. Å andra sidan behöver ni ta hänsyn till människors integritet och inte göra stora ingrepp i sökandes integritet med olika kontroller bara för att hålla en tidplan kort. Rekryteringen ska vara effektiv och kvalitativ för oss som arbetsgivare men också kännas respektfull och bra för den som söker. 
     
  • Ta höjd för att era kandidater kan behöva ha kontakt under processens gång i syfte att bygga deras beslutsunderlag.  

4. GÖR EN BEHOVSANALYS 

  • En av de viktigaste faktorerna för att landa rätt i en chefsrekrytering är att vara säker på vad ni letar efter. Gör en ordentlig behovsanalys av både nuläge och i ett längre perspektiv. Vilka medarbetare ska denna chef ansvara över och jobba tillsammans med? Vilka utmaningar finns i verksamheten och vilka utvecklingsinsatser finns det behov av?  
     
  • Håll ett uppstartsmöte där den rekryterande chefen och övriga som ska genomföra rekryteringen tillsammans fastställer kravprofilen. 

5. TA FRAM EN KRAVPROFIL  

  • Konkretisera den sammanställda informationen i er behovsanalys till en tydlig kravprofil. Vilka är era formella krav som utbildning, kunskaper och erfarenheter? Vilka personliga kompetenser och egenskaper söker ni?   
     
  • Vad behöver organisationen framöver? Kan ni dra lärdomar från den tidigare chefens erfarenhet från rollen?  
     
  • Kravprofilen motsvarar målarens grundarbete. Utan grund fäster vare sig färg eller tapet. Fundera över vilken nivå rollen ligger på? Operativ, taktisk eller strategisk? Hur mycket erfarenhet krävs för att trivas och leverera bra i rollen? Minst två år? Eller kräver den här rollen minst fem till sju år? Måste man ha en specifik utbildning eller kan samma kunskaper ha förvärvats på andra sätt? Tänk brett. 
     
  • Det är mycket viktigt att tänka över vilka personliga egenskaper som är viktiga för rollen. En säljchef behöver vara målmedveten och driven. Leta efter någon som går i gång på mätbara resultat. Ska ni hitta en chef som ska leda en förändringsresa? Då måste det vara någon som är drivande och som tycker om förändring och att se nya lösningar.
  • En tydlig ledarskapsprofil för hela verksamheten hjälper också till att ringa in vad det är för slags kompetens ni behöver leta efter.  
     
  • Det är lätt att sväva i väg och göra en omänsklig önskelista. Be alla som är med i att ta fram kravprofilen sätta de tre viktigaste egenskaperna. Blir listan för lång blir det svårt att hitta rätt person.  

6. SÖK BRETT GENOM ANNONSERING OCH SEARCH 

  • En grov uppskattning är att en tredjedel hittar annonsen och söker själva. Nästa tredjedel är nöjda men kan tacka ja om de får rätt chans. Den sista tredjedelen är nöjda där de är och vill inte byta. I den andra tredjedelen kan ni hitta intressanta kandidater genom uppsökande verksamhet, det vill säga att ni söker upp och kontaktar intressanta kandidater för att uppmana dem att söka. 
     
  • Välj var er annons ska synas och vilken titel ni skriver i annonsen, det påverkar vilka slags ansökningar ni får in. Se till att publicera annonsen på er egen hemsida och hos arbetsförmedlingen, i era sociala kanaler och eventuellt i andra sökfunktioner. Använd hashtags och sökordsoptimera annonsen. De allra flesta frisöker jobb på Google, så har ni valt rätt titel och lagt rätt sökord så kommer annonsen högre upp i flödet.  
     
  • Se till att annonsen anger vad ni söker (krav) och vad kandidaten kommer bli en del av (erbjudande). Annonsen ska locka någons intresse men inte vara så uttömmande att man tappar lusten under tiden man läser. Detaljer kan ni pratas vid om på en intervju. 
     
  • Att söka rätt kandidat tar många timmar och ni behöver vara tillgängliga när kandidaterna kan vara tillgängliga. Ni kan söka på flera ställen: frisök på Google, Linkedin och i andra sociala medier. Rekryteringsbolag har ofta egna cv-databaser. Kom ihåg att de första ni får upp i er sökning inte nödvändigtvis är de bästa kandidaterna. 
     
  • När ni har hittat en intressant kandidat: gör en telefonavstämning där ni presenterar jobbet och stäm av om det finns intresse för att gå vidare i processen. Ta också reda på redan här hygienfaktorer som uppsägningstid och löneanspråk i ett spann. Det är trist om man går hela vägen om det sedan visar sig att kandidaten förväntar sig en lön man inte kan erbjuda.  
  • Var tydlig med vad ni som organisation erbjuder, inte bara vad ni letar efter. Ha alltid i åtanke att rekrytering är ett val från båda sidor, ni ska välja kandidaten men kandidaten ska också välja er. Vad är det som gör just er organisation unik och varför vill man jobba hos er? 

7. GÖR ETT KOMPETENSBASERAT URVAL 

  • Vanliga inslag i chefsrekryteringar är urvalsfrågor, screeningtest, telefonavstämningar, kompetensbaserade intervjuer, arbetsprov och referenstagning. Alla hållpunkter och metoder ska ha ett tydligt syfte och en hög grad av struktur hjälper er att fatta så objektiva och träffsäkra urvalsbeslut som möjligt.  
  • Undvik personliga brev för att minska risken för partiskhet, metodfel och förutfattade meningar i bedömningen. Det är kompetens och potential ni framför allt letar efter. 
  • Att använda sig av testverktyg för att på ett objektivt sätt undersöka inneboende förutsättningar som personliga egenskaper och logik blir allt vanligare. Om dessa delar är viktiga enligt er kravspecifikation bör de förläggas tidigt i processen. Säkerställ att er kommunikation till kandidaterna kring varför och hur ni använder tester i er rekrytering är tydlig, transparent och positiv. Ni gör ju detta för att säkra ett träffsäkert anställningsbeslut, öka chanserna till en inkluderande process och minska riskerna för diskriminering.  
  • Testerna får verkligen fram bra fakta om potentialen. Och potentialen är det som väger allra tyngst. Det finns några personlighetsdrag som är universella och belagda genom forskning i att förutse god arbetsprestation: hög problemlösningsförmåga och hög målmedvetenhet. För att ta reda på om era kandidater har dessa egenskaper behöver ni använda certifierade arbetspsykologiska tester.  
  • Har ni många sökande? Använd då testerna som en urvalsmetod för att sortera fram de mest relevanta kandidaterna.  
  • Intervjun är ett bra tillfälle att stämma av kulturella värderingar. Ställ frågor som ger en bild av vilken kultur kandidaten trivs bäst i. Och se till att ni kan besvara sådana frågor från kandidaten.  
  • Har du använt efterforskning för att hitta kandidater? Då kan det passa bättre att börja med en djupintervju.  
  • Jämför alltid kandidaterna mot kravprofilen och inte mot varandra. När du håller kravprofilen metodisk och mätbar med skalor så blir det lättare att göra ett bra urval.  
  • Om ni ska använda tester så rekommenderas arbetspsykologiska tester som bygger på femfaktorteorin (Big Five).   

8. KOLLA UPP KANDIDATERNA 

  • Om ni vill ta reda på hur potentialen hos en kandidat ser ut för framtida arbetsprestationer så kan ni inte förlita er på referenser. Men referenser kan vara viktiga för att hjälpa er skapa en bild av hur personen uppfattas i rollen som chef och medarbetare. 
  • En vanlig ordning är att ta referenser bara på slutkandidaterna och att då ta minst tre när det gäller en chefsrekrytering: från en nära chef, kollega och en underställd. Idag finns det digitala referensverktyg som underlättar referensprocessen och där fler referenser kan fångas in på kortare tid.  
  • Ibland behöver vi hitta mer information om en kandidat än kandidaten själv kan – eller vill – ge. Men innan ni sätter i gång en bakgrundskontroll, fundera noga på varför ni behöver den här informationen och för den här rollen?  
  • Ha alltid kandidatens integritet i åtanke. För många bakgrundskontroller behövs kandidatens samtycke. För läkare och annan sjukvårdspersonal måste yrkeslegitimationen kontrolleras med Socialstyrelsen. Ett utdrag ur belastningsregistret är idag vanligt när personen ska arbeta nära barn eller ungdomar och en ekonomichefsroll kräver en kreditkontroll eftersom personen ska hantera pengar. På polisens hemsida kan du läsa mer om vad som gäller angående utdrag ur belastningsregistret.  
  • Kom ihåg: Det kan ha hänt saker i en människas liv och var försiktig med att döma. Det är arbetsprestationen och matchningen i teamet som är det viktigaste. Vad har ett fem år gammalt Facebookinlägg att göra med framtida arbetsprestation?  

9. VÄRNA KANDIDATUPPLEVELSEN 

  • Vad behöver de kandidater ni möter få för information om chefsuppdraget och verksamheten för att kunna fatta ett eget genomtänkt beslut? Det är alltid två som väljer i rekrytering – ni och kandidaten. Därför behöver ni tänka igenom vad ni ska förse kandidaterna med under rekryteringens gång, så att de väljer en arbetsgivare som de ser att de kommer att trivas hos.  
  • Säkerställ att det hela tiden finns tempo i rekryteringsprocessen. Håll kandidaterna uppdaterade löpande om hur processen fortgår så slipper de undra. 
  • Lägg bort leta-fel-glasögonen och ta på er potential-glasögonen. En anställningsintervju är inget polisförhör utan ni ska rekrytera en framtida kollega. Berätta ärligt om verksamheten och de utmaningar som finns. Ni behöver inte välja personen bara för att ni har varit trevliga. 
  • En gyllene regel är att ge kandidater som sökt via mejl eller i rekryteringssystem återkoppling i samma kanal. Har ni pratat i telefon så återkoppla via telefon.  

10. OM NI GÅR BET I ATT HITTA RÄTT KANDIDATER 

  • Hittade ni inte rätt kandidater är det läge att se över kravprofilen igen. Har ni satt orimliga eller otydliga krav? Kan ni tänka er att ändra kraven? Kan ni erbjuda insatser så att kompetensgapet kan slutas? Ledarskapscoachning, till exempel?  
  • Testa att aktivt söka upp potentiella kandidater i stället för, eller parallellt med, att annonsera ut jobbet.  
  • Ta in en interimchef eller utse en tillförordnad chef i väntan på att rätt kandidat ska dyka upp.  
  • Se över annonskanaler, kommunikation i sociala medier och andra kommunikationsplattformar och era nätverk men ta också en självkritisk titt på hur ni formulerat annonsen. Har ni något att erbjuda kandidaten som gör jobbet attraktivt? Hur ser ert arbetsgivarvarumärke ut?  

11. ANVÄND VERKTYG SOM OPTIMERAR BESLUTSUNDERLAGET 

  • Urvalsfrågor gör er sökning mer tidseffektiv och mer träffsäker än att gå på cv och personligt brev.  
  • Använd er av testverktyg med bra och kandidatvänliga testrapporter. Då behöver ni inte lägga tid på att ge återkoppling på varje del av testerna som kandidaten har fyllt i. Fokusera på det som är relevant och lägg tiden på en bra strukturerad, kompetensbaserad intervju i stället.  
  • Använd er av digital referenstagning. Det är inte bara tidseffektivt utan också mer träffsäkert. Därtill en betydligt bättre upplevelse för referenterna.  
  • Idag finns det en mängd rekryteringsverktyg, rekryteringsmetodiker, intervju- och kravprofilmallar, tester, systemstöd som digital referenstagning och signering av anställningsavtal. Bekanta er med vad som finns på marknaden och välj med omsorg.  
  • När ni väljer tester: se till att de är baserade i forskning och avsedda att användas i rekrytering samt att leverantören erbjuder hjälp med tolkning av resultatet.  
  • Fundera på hur ni kan nå ut genom annonsering och i vilka kanaler för att nå kandidater som ni inte når vanligtvis.  
  • Jobba långsiktigt, det vill säga inte bara när ni har en vakans, för att ni ska ses som en attraktiv arbetsgivare och var tydliga med vad ni som organisation erbjuder era medarbetare, exempelvis på er karriärsida på er sajt. 


    MEDVERKANDE EXPERTER, från vänster till höger:
Kristin Olofsson, rekryteringsspecialist Randstad 
Linda Alouani Josephson, hr-specialist Migrationsverket 
Hanna Örtegren, hr-specialist inom kompetensförsörjning, Katrineholms kommun 
Anna-Karin Moazzami, rekryteringsexpert chefsrekrytering, Kriminalvården 
Josefin Malmer, partner och konsult, Home of Recruitment 

Text: Jennie Jensen
Foto: Steven Momot, Unsplash

Porträttbilder: Privat