Anpassa kulturen till den nya distansorganisationen
Forskning 21 Dec 2020 kl: 10:46

Anpassa kulturen till den nya distansorganisationen

För en dialog om vad värdet av arbetet är hos just er. Följ upp och värdera arbetsinsatser på nya sätt. Och gå inte i fällan att övervaka distansarbetarna. Det är några av råden från forskaren Calle Rosengren.

När distansarbete blir vanligare så riskeras de sociala aspekterna av arbetet. Det har Calle Rosengren, docent i arbetsmiljöteknik vid Lunds universitet, sett i flera av de forskningsprojekt han är involverad i.

– Vi vet att det sociala stödet är viktigt och när vi arbetar på distans så minskar de informella mötena. Vi ses inte vid kaffe­automaten och när vi möts över video ­i stället så finns oftast en dagordning som gör att vi fokuserar mer på uppgiften.

Att bara övergå till distansarbete utan att anpassa organisationen är vanskligt, menar Calle Rosengren. Det var just vad många organisationer tvingades göra i början av pandemin.

– Om vi bara säger att nu ska vi distansarbeta, då kommer det inte att funka. Vi måste anpassa kulturen och hur vi följer upp arbete också.

Samtidigt har Calle Rosengren i sin forskning sett att etablerade mönster fortsätter att prägla arbetet när det blir digitalt. En välfungerande grupp med bra dynamik behöver inte utmanas nämnvärt när teammedlemmarna plötsligt samarbetar ­genom digitala kanaler.

– Men utmaningen blir extra stor för de team som redan före krisen inte hade nått sin fulla potential och nyanställda som försöker hitta sin plats i arbetslaget.

Calle Rosengren tycker att det behövs en dialog om vad arbete egentligen är ute i organisationerna.

– Jag tror vi ibland har kvar den industriella bilden av vad arbete är. Om vi är på plats så ser det ut som att vi jobbar. Men det kanske inte säger så mycket om vilket värde vi egentligen skapar.

Calle Rosengren tror också att vi behöver hitta nya sätt att bedöma och värdera arbetsinsatser. Vid distansarbete kan uppföljning av resultat och prestation bli mer utmanande. Det finns redan i dag system för att följa upp och övervaka medarbetares arbete. Calle Rosengren berättar om en mjukvara som var trettionde sekund tar en skärmdump av medarbetarens dator. I slutet av dagen skickas bilderna som en film till chefen.

– Min bild är att man har tagit ganska mycket av tekniken från cyber nannies, alltså övervakning av barns internetanvändning, men anpassat det till arbetsplatser.

Sådana system är dock inget att rekommendera, enligt Calle Rosengren.

– Anställda beter sig lite som chefen förväntar sig. Tror chefen att man smusslar så gör man till slut det. Man blir slug på att lura systemet.

Calle Rosengren har skrivit om ämnet medarbetarövervakning (employee monitoring) i en digital kontext och fick då veta något som förvånade honom.

– Att bli övervakad behöver inte nödvändigtvis påverka relationen negativt. Det ligger i det psykologiska kontraktet att chefen ska ha viss koll. Det som är negativt är om man inte kommunicerat hur man samlar in data. Förstår man inte syftet så kan tilliten skadas.

När Calle Rosengren och hans kolleger gjorde en undersökning i Sverige fann de att en oroväckande låg andel medarbetare vet vilken data arbetsgivaren samlar in. Om distansarbete med digitala verktyg blir vanligare till följd av pandemin, så ökar behovet av en dialog mellan arbetsgivare och medarbetare om det och att man klargör hur man exempelvis ser på att uträtta vissa privata ärenden på arbetstid med jobbdatorn.

– Ska en stunds facebookande ses som en digital bensträckare eller är det ett hot mot lönsamheten?

När fler jobbar på distans kommer behovet av att fånga upp medarbetarnas mående också öka och kräva nya strategier. Enskilda samtal med medarbetare, teammöten och skyddsronder är några forum för dialog som Calle Rosengren nämner.

– I alla de här sammanhangen behöver man lägga till frågor om att arbeta på distans. Man behöver se över vilka kanaler man har och använda dem för att ta reda på hur medarbetarna mår som arbetar hemifrån. Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar upphör inte bara för att man inte ses, säger Calle Rosengren.

Text: Jennie Jensen
Foto: Windows, Unsplash