Så bygger du ett starkt business case


2020-05-26 - GUIDE. Om du har en strålande idé så behöver du ett starkt business case. Ta fram relevant data, satsa på visualisering och när du väl fått klartecken - visa resultat snabbt. Det råder Joakim Karlsson, som skaffade sig både jobb och en ny avdelning genom sin affärsidé.


Joakim Karlsson, HR Tech and Innovation Manager på PwC, ritar upp framtiden med sin chef, hr-direktören Katarina Roddar. Foto: Sanna Percivall.

Vi lever i en föränderlig tid och det kräver att våra affärer förändras. Hr måste driva sin egen transformation och det kräver investeringar, det ­menar Joakim Karlsson, HR Tech & Innovation Manager på PwC Sverige.

– För att få igenom dem måste vi själva kunna skapa och presentera ­business case. En del blir rena investeringskalkyler.

Joakim Karlsson har själv två framgångsrika business case i bagaget. Det ena tog han fram för att bevisa att just hans roll behövdes. Det andra för att pitcha in PwC Sveriges HR Tech Lab som han nu är ansvarig för.

För några år sedan arbetade Joakim Karlsson som rekryterare på PwC Sverige och hade börjat fundera på om han gjort rätt karriärval. Han insåg att han skulle trivas bättre med att få omvärldsbevaka och gifta ihop sina två intresseområden hr och digital teknik. Framför sig såg han en ny affär – och ett nytt jobb – hos samma arbetsgivare.

– År 2015 lanserades PwC Sveriges 2020-strategi, och i den står det tydligt att vi behöver satsa på digitalt först för att säkra oss för framtiden.


Joakim Karlsson. Foto: Sanna Percivall.

Joakim Karlsson bestämde sig för att använda arbetsgivarens egen strategi för att nå fram. Han beskrev företagets nuläge och målade upp en bild av vad som behövde utvecklas. Och så föreslog han en ny roll: en HR Tech & Innovation Manager på 100 procent. I caset lyfte Joakim Karlsson bland ­annat fram hur många rekryteringar företaget gjorde per år. Han beskrev också att många av de nyanställda kommer direkt från högskolor och universitet och är så kallade digitala natives, det vill säga de har vuxit upp med digitala verktyg som blivit självklara för dem.

– För den här generationen är digitalt inte coolt utan en hygienfaktor, säger Joakim Karlsson.

Vid sidan av nulägesbilden och framtidsbeskrivningen skapades en excelfil med alla hr-processer. För var och en av dem stolpade Joakim Karlsson upp vad man skulle kunna göra för att lyfta just den processen och spara tid.

– Jag försökte kvantifiera en del projekt. Till exempel klockade jag kolleger som skrev och postade avtal. På det sättet kunde jag räkna ut att vi ­genom att införa e-signering kunde lägga tre minuter i stället för trettio per nyanställd. Detta jämförde jag med en genomsnittlig rekryterarlön. Då blev det tydligt hur mycket vi kunde spara och lägga tid på annat.

I caset hade Joakim Karlsson inte bara med hårda siffror från verksamheten utan även målande citat, bland annat från artiklar om talangkriget i affärsmagasinet Forbes.

– Den visar tydligt hur viktigt det är att anamma nya arbetssätt om man ska fortsätta att vara attraktiv som ­arbetsgivare.

För Joakim Karlsson var det här ­business caset av stor vikt. Han ville verkligen testa någonting nytt, och skulle det inte gå vägen så funderade han på att återgå till skolbänken.

– Jag lade mycket tid på kvällarna för jag ville verkligen det här. Vill man lyckas med ett business case så måste man lägga tid på det. Jag arbetade mycket på den visuella presentationen. Jag gjorde inte bara en slide med text utan en modell för hur allt hänger ihop: vad vi ska göra och vad det ska leda till.

När Joakim Karlsson kände sig redo berättade han om sin idé för hr-chefen Katarina Roddar. Hon nappade på idén och bad honom göra ett business case som hon kunde ta vidare för att få ett okej till beslutet. Det hade Joakim Karlsson redan förberett.

– Katarina Roddar var en nyckel i det här. Det är mitt råd, att hitta en sponsor som henne. Hon tog upp en sköld och höll över oss.

När så techlabbet fick grönt ljus från ledningen så fick Joakim Karlsson och Katarina Roddar ett år på sig att bevisa sig.

– Det första vi gjorde var att implementera e-signaturer. Det visade sig vara ett jättebra första projekt. När man bygger business case så vill ju de som tar beslut se hur man tjänar på ­investeringen, säger Joakim Karlsson.

Vill man komma i gång så är det smart att välja projekt som ger snabba resultat, till exempel inom rekrytering, t­ipsar han.

– Där kan du se vilka kanaler och hur många ansökningar du får in. Skulle du göra ett projekt på till exempel ­utbildning eller rehabilitering tar det längre tid att se effekterna.

I dag har techlabbet med råge överlevt det första prövoåret och nu pågår flera projekt på kort och lång sikt.

– Det var mycket tack vare e-signaturerna. Det är inte det mest sexiga projektet vi gjort, men det var bra för att det var så tydligt. Plötsligt kan vi också erbjuda digitala avtal för våra 60 000 kunder, så där har vi den tydliga affärsnyttan. Vi har också räknat på miljöfaktorn och tagit fram siffror på hur mycket koldioxidutsläpp vi spar genom att sköta signeringen digi­talt.

JENNIE JENSEN

”Det var ett lätt beslut för mig”

Katarina Roddar är hr-direktör på PwC i Sverige. Hon är Joakim Karlssons chef och den som bad honom formulera sina idéer i ett business case.

– Joakim kom med ett önskemål om en ny roll, där han såg att han skulle kunna bidra till hur vi kan arbeta med digitaliseringen av hr. Jag sa att det lät jättespännande och bad honom göra ett business case. Han satte ihop ett utifrån hur en medarbetares livscykel hos oss ser ut. Joakim identifierade vilka processer vi kunde utveckla. Det var alltifrån stora projekt till lågt hängande frukter.


Katarina Roddar. Foto: Sanna Percivall.

Vad var det som var bra?

– Det tvingade Joakim att bli mer konkret. Han utgick från medarbetarens livscykel och visade på effekten av varje åtgärd. Det gjorde det hela otroligt tydligt och enkelt att se vad vi behövde fokusera på och hur vi skulle prioritera för att få bästa effekt. När man gör det så blir det realistiskt. ­Annars finns risken att det blir för stort och att inget händer. Det är också bra att dela upp förslagen i mindre och större delar.

Vad tycker du att andra kan lära av det här?

– Ta chansen! Var modig och presentera för din chef vad du skulle vilja göra. Brinner du för något som Jocke gjorde, då kommer du göra ett jättebra jobb. Jag såg att här kan vi ta vara på någon som verkligen vill något och som ser potential. Det var ett lätt beslut för mig. Det värsta som kan hända är att du kan få ett nej.

Hur kan chefer inom hr tänka kring medarbetares förslag?

– När jag och Joakim har varit ute och berättat om hur vi jobbar så har det kommit fram hr-chefer som sagt att de tar med sig att de ska våga säga ja. Jag tror att vi ledare behöver kliva ur vår komfortzon och se att med­arbetare kan vara med och utveckla verksamheten. Vi måste ha ett större growth mindset och lära av misstag. Vi måste se lärande som en investering.

JENNIE JENSEN

Joakim Karlssons råd för att bygga ett starkt business case

1. Beskriv nuläget, det önskade läget och vad som tar er dit. Ta fram data som stödjer din tes – klocka till exempel hur lång tid ­vissa arbetsmoment tar. Sätt i relation till genomsnittlig lönekostnad för den roll som utför dem. Vilka andra fördelar skulle förändringen ge er?

2. Använd bilder för att visualisera – mer bild än text är en bra tumregel.

3. Skaffa en sponsor – en mer senior person som du får med på tåget och som kan hjälpa dig driva igenom idén.

4. Tro på det du säljer in. Du måste visa att du har hjärtat med. Föreställ dig att du a­gerar som om du hade en startupidé och skulle pitcha den mot en investerare.

5. Börja i liten skala med en uppgift som snabbt kan visa resultat. Tänk kort implementering och stor verksamhetseffekt.

Åtta viktiga punkter i ditt business case

Under skapandet av ditt business case behöver du bedöma och ta hänsyn till:

1. Affärsmöjligheten ­eller problemet/utmaningen

2. Fördelar

3. Risker

4. Kostnader

5. Tekniska lösningar

6. Tidsåtgång

7. Påverkan på organisationen

8. Organisationens kapacitet att genom­föra förslaget

Ett business case sammanfattar fördelar, nack­delar, kostnader och risker. Det beskriver nuläge och önskat läge liksom vägen dit. Syftet är att underlaget ska kunna vägleda ledningens ­beslut. Läs mer i guiden How to write a business case från den ameri­kanska hr- och affärs­publikationen Workforce.com.

Källa: Workforce.com