Hårdare regler för ­redovisning av förmåner


2019-02-28 - Vad gäller när underlagen för vissa förmåner kommer in först efter det att lönekörningen en viss månad redan är gjord och arbetsgivardeklarationerna för den månaden alltså redan har lämnats? Måste de inlämnade deklarationerna rättas då, eller kan de aktuella förmånerna tas upp i arbetsgivardeklarationen för nästa månad? Läs vår skatteexpert Lennart Samuelssons svar.

Från och med lönemånad januari 2019 ska alla arbetsgivare lämna ­arbetsgivardeklarationer på individnivå. Bruttolönen, de skattepliktiga förmånerna och skatteavdragen ska numera alltså redovisas ­individuellt för varje anställd. Arbetsgivaravgifterna ska dock fortfarande redovisas på företagsnivå.
Vad gäller när underlagen för vissa förmåner kommer in först efter det att lönekörningen en viss månad redan är gjord och arbetsgivardeklarationerna för den månaden alltså redan har lämnats? Måste de inlämnade deklarationerna rättas då, eller kan de aktuella förmånerna tas upp i arbetsgivardeklarationen för nästa månad?
Skatteexperten svarar
En anställd ska enligt huvudregeln beskattas, och arbetsgivaravgifter ska betalas, för förmåner den månad den anställde fick sin förmån. Detta enligt den så kallade kontantprincipen.
Detta är oftast inget problem för återkommande för­måner, till exempel förmån av fri bil och fri bostad. Många arbetsgivardeklarationer på individnivå skulle alltså ­behöva ­rättas. Detta när de anställda eller ­någon annan lämnar in underlagen, till exempel reseräkningar, för ­förmånerna först efter det att deklarationerna har lämnats.
Samma kan gälla förmåner som ­anställda förvisso får varje månad men där förmånsvärdet varierar, till exempel fria luncher i en personalmatsal eller förmån av fri parkering.
För att undvika sådana rättelser av tidigare deklarationer har Skatteverket lämnat ett ställningstagande om när förmåner ska redovisas i arbets­givardeklarationerna på individnivå.
Skatteverket anser att det är skäligt att godta att redovisningen av för­måner i exemplen ovan och i liknande ­situationer förskjuts en eller högst två månader – även vid ett årsskifte – om det följer av arbetsgivarens ordinarie ­rutiner.
Skatteverket betonar dock i ställningstagandet att det inte föreligger någon generell rätt för arbetsgivare att ­förskjuta redovisningen av skattepliktiga förmåner. ­Enligt Skatteverket har arbetsgivaren ett ansvar för att det finns rutiner för reseräkningar och ­andra underlag för förmånsberäkningen som gör att redovisningen inte senareläggs mer än vad som kan ­anses skäligt.
Om en förmån har redovisats fel­aktigt en viss månad ­måste den aktuella arbetsgivardeklarationen där­emot ­rättas. Det kan till exempelvis handla om att ett bilförmånsvärde har redovisats med för lågt belopp.
Vidare ska ett bilförmånsvärde ­redovisas för den månad den anställde fick bilen. Om förmånen inte kom med i arbetsgivardeklarationen för den aktuella månaden ­måste arbetsgivardeklarationen därför rättas. Förmån av fri bil omfattas – enligt Skatteverket – alltså inte av möjligheten att redovisa ett förmånsvärde en senare månad.
Lennart Samuelsson